Comment avoir une signature numérique valide ?

Publié le : 10 mars 20225 mins de lecture

De nos jours, la signature numérique ou signature digitale est de plus en plus utilisés par de nombreuses sociétés. Certaines personnes pensent que la signature numérique consiste à scanner leurs propre signature manuscrite. Ce qui est totalement faux. La signature numérique est un procédé légal que vos collaborateurs ou d’autres personnes peuvent vérifier l’authenticité. Elle est très pratique et sécurisée.

Qu’est-ce qu’une signature numérique ?

Une signature numérique correspond à la signature manuscrite adoptée pour un document non-physique, c’est-à-dire sur des dossiers électroniques (pdf, xml, fichier texte, courrier électronique, etc.). Une signature numérique est un type de signature électronique.

La signature numérique est valide que lorsqu’elle obtient un certificat numérique délivré par une autorité de certification. Il y a différentes autorités compétentes de certification de signature digitale. La signature numérique n’est alors valide que si elle est certifiée. En effet, cette certification permet d’authentifier vos documents et aux autres de vérifier et de garantir que vos informations n’ont pas été falsifiées ou modifiées par une tierce personne. La validité de ces certifications dure environ 03 ans à la fin du quelle vous devez renouveler votre certificat. Elle a la même valeur légale que la signature manuscrite si elle remplit certaines conditions : votre identité doit être vérifiable, la signature est obligatoirement apposée à l’aide d’une plateforme agréée.

Comme les documents que vous signez manuellement, vous pouvez également signer tous types de documents numériquement comme les contrats, les devis, facture, note interne, etc.

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Comment créer une signature numérique valide ?

Comme mentionné auparavant, pour pouvoir créer une signature numérique, il est obligatoire d’obtenir un certificat de signature numérique émis pas une autorité accréditée. Cette certification permet de prouver votre identité. D’abord, il faut avoir accès à une plateforme numérique et obtenir la certification numérique. C’est ensuite que vous pouvez proprement créer votre signature numérique. La signature digitale ne peut être créée que si les deux entités suivantes se coordonnent : l’émetteur de la demande (lance la création) et le signataire (signe et approuve la création). Vous devez vous connecter à votre plateforme sécurisée pour pouvoir avoir accès à votre tableau de bord. Il vous faut maintenant créer une collecte de signature, lui donner un nom, notifier une date limite pour signer puis télécharger le document.

La prochaine étape consiste à ajouter les signataires. Si le ou les signataires sont déjà sur la plateforme, vous pouvez simplement rechercher sur la barre de recherche et les ajoutés. Sinon, vous devez les ajoutés vous-même. Vous pouvez maintenant envoyer aux signataires préalablement choisis.

Les signataires reçoivent un code de vérification qu’ils devraient entrer sur le document reçu et le valider en cliquant sur le bouton signer. Pour vérifier si votre a été bien créer, vous pouvez ouvrir le document sur un logiciel de lecture de document PDF.

Quels sont les avantages d’avoir une signature numérique valide ?

Avoir une signature numérique valide présente de nombreux avantages. Elle permet d’économiser du temps. Vous n’avez qu’à simplement cliquer sur un bouton pour apposer votre signature numérique. Son utilisation est simple et ne demande pas de formations spécifiques. Ce qui n’est pas le cas avec une signature manuscrite, surtout si les documents à signer sont nombreux. Il n’y pas non plus de limite géographique. Même le signataire n’est pas sur place, il peut signer le document de n’importe quel endroit où il se trouve.

Elle permet aussi de dématérialiser vos documents. Ce qui vous fait gagner de l’argent en réduisant les dépenses sur les coûts d’impression, papiers, encre, coût d’envoi des documents par courrier ou coursier, etc. Plus important encore, la signature digitale est infalsifiable. Ce qui vous garantit une sécurité maximale quant à l’authenticité, la conformité et l’intégrité de vos documents.

Elle est aussi très sûre en raison de sa singularité. En effet, vous ne pouvez avoir une signature numérique valide qu’en fournissant vos identifiants. Vous pouvez également créer votre propre signature digitale sans avoir une certification numérique. L’inconvénient est que vos collaborateurs ne pourront vérifier l’authenticité de vos documents.

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