Une signature est utilisée pour authentifier, certifier ou approuver un document. Depuis quelques années, le domaine du numérique et du digital a connu une importante évolution. Actuellement, nombreuses sont les entreprises qui ont opté pour la signature électronique. Cette dernière qui est totalement sécurisé et crypté permet d’effectuer un suivi sur l’état du document.
La signature électronique : c’est quoi exactement ?
La signature électronique est un système qui permet de signer numériquement des documents aux formats numériques (Word, Jpeg, XML, PDF etc.…). Elle est souvent accompagnée d’un logiciel spécial et d’une certification électronique. C’est ces derniers qui permettent au signataire de poser sa signature numérique sur un fichier sans avoir à l’imprimer. Presque toutes les entreprises optent pour cette innovation digitale car elle permet de certifier rapidement des documents. En somme, une signature électronique assure la sécurisation des documents et ayant une valeur légale aux yeux de la loi.
Sur quel type de documents peut-on utiliser une signature électronique ?
En général, la signature électronique ne touche que certains types de documents concernant la gestion du patrimoine. Actuellement, il existe nombreux documents numériques qui ne peuvent pas être certifié ou approuvé par une signature numérique selon le secteur et le pays en question. Il est conseillé de s’informer auprès du service juridique compétent sur la réglementation locale avant de procéder à l’utilisation de ce type de signature. Généralement, ce sont les contrats commerciaux comme les devis et les factures ainsi que les documents des ressources humains peuvent être approuvés à l’aide d’une signature numérique. Il est aussi possible de certifier numériquement les déclarations fiscales et sociales mais aussi les baux mobiliers. Les documents relatifs au registre foncier, les mandats permanents ainsi que les testaments sont encore inappropriés.
Quand faut-il utiliser une signature électronique ?
L’utilisation d’une signature numérique est très vaste. Elle peut être appliquée pour les paiements, les factures voire même les contrats et plein d’autres. Opter pour ce type d’authentification numérique permet de s’abonner à des structures en ligne facilement. Dans ce cas, le prestataire de services enregistre les informations d’inscription sur son site et envoie de suite par courrier les documents à approuver. Il ne reste plus qu’à apposer l’émargement et de le renvoyer au prestataire. Bref, la signature électronique joue un rôle majeur au niveau des entreprises pour signer un document et d’authentifier les parties signataires.